15 Preguntas sobre Teletrabajo Contestadas

La pandemia de coronavirus ha cambiado fundamentalmente la forma en que muchas organizaciones operan. A medida que los gobiernos y las empresas de todo el mundo les dicen a quienes tienen síntomas que se pongan en cuarentena y que todos los demás practiquen el distanciamiento social, el trabajo remoto es nuestra nueva realidad.

¿Cómo hacen los líderes corporativos, gerentes y trabajadores individuales este repentino cambio?
Para Tsedal Neeley, profesora de la escuela de negocios de Harvard (Harvard Business School), quien ha pasado dos décadas ayudando a las empresas a aprender a administrar equipos remotos, ha respondido una serie de preguntas en una reciente videollamada para los suscriptores de la publicación Harvard Business Review, en donde los participantes consultaron sobre cómo trabajar productivamente en casa, administrar reuniones virtuales y liderar equipos en este momento de crisis.

¿Están las organizaciones preparadas para esta transición repentina?
La escala y el alcance de lo que estamos viendo, con organizaciones de 5,000 o 10,000 empleados que piden a las personas que trabajen desde casa muy rápidamente, no tiene precedentes. Entonces, no, las organizaciones no están preparadas para esto.

¿Qué es lo primero que pueden hacer los líderes y gerentes individuales para ayudar a sus empleados a prepararse?
Obtenga la infraestructura correcta. ¿Las personas tienen la tecnología necesaria o acceso a ella? ¿Quién tiene una computadora portátil? ¿Podrán los que tienen computadoras portátiles conectarse fácilmente con sus organizaciones? ¿Tendrán el software que necesitan para poder trabajar, tener llamadas de conferencia, etc.? ¿Qué pasa con los empleados que no tienen computadoras portátiles o dispositivos móviles? ¿Cómo se asegura de que tengan acceso a los recursos que necesitan para trabajar? Los gerentes directos tienen que asegurarse muy rápidamente de que todos los empleados tengan acceso completo, para que nadie se sienta rezagado.

¿Qué deben hacer las personas que no están acostumbradas al trabajo remoto para prepararse psicológicamente?
Desarrollar rituales y tener una forma disciplinada de manejar el día. Programe horas de inicio y finalización. Tenga un ritmo. Ducharse, vestirse, incluso si no es lo que se usa normalmente para ir al trabajo, y luego comenzar las actividades del día. Si estás acostumbrado a moverte físicamente, asegúrate de incorporarlo a tu día. Si eres extrovertido y estás acostumbrado a mucho contacto y colaboración con otros, asegúrate de que sigas haciéndolo. Pregúntate: ¿cómo me protegeré de sentirme solo o aislado y permanecer saludable, productivo y vibrante? Y busca la solución a esto para ti mismo.
Recuerda que en realidad puedes disfrutar trabajar desde casa. Puedes colocar la música que te gusta. Puedes pensar con flexibilidad sobre tu tiempo. Puede ser divertido. En cuanto a los gerentes, necesitan controlar a las personas. Asegúrate no solo de que tengan una buena configuración, sino también de que tengan un ritmo para su día y contacto con los demás. Pregunte: “¿Qué puedo hacer para asegurarme de que esta transición repentina y rápida funcione para todos?”

¿Cómo deberían suceder esos registros? ¿Como un grupo? ¿En uno contra uno? ¿A través de llamadas telefónicas? O chats de video?
Primero, debe tener una conversación grupal sobre el nuevo estado de cosas. Diga: “Hola, amigos, es un mundo diferente. No sabemos cuánto durará esto. Pero quiero asegurarme de que todos sientan que tienen lo que necesitan “. Esto debe ser seguido por un kickoff de equipo para impulsar esta nueva forma de trabajo. Averiguar: ¿Con qué frecuencia debemos comunicarnos? Debe ser video, teléfono o Teams / Whatsapp / Zoom. Si no está utilizando uno de esos sistemas de comunicación, ¿debería? ¿Cuál es la mejor manera de trabajar juntos? Debe ayudar a las personas a comprender cómo hacer un trabajo remoto y darles la confianza de que funcionará.
Una vez que se resuelvan esas cosas, reúnase con su grupo al menos una vez por semana. En un entorno remoto, la frecuencia de contacto no puede disminuir. Si está acostumbrado a tener reuniones, continúe haciéndolo. De hecho, el contacto probablemente debería aumentar para todo el equipo y sus miembros. Los empleados más nuevos, los que trabajan en proyectos críticos y las personas que necesitan más contacto requerirán personal adicional. Recuerde también que puede hacer cosas divertidas virtualmente: happy hour, coffee breaks, almuerzo juntos. Todas estas cosas pueden ayudar a mantener las conexiones que tenía en la oficina. Existe una amplia investigación que muestra que los equipos virtuales pueden ser completamente iguales a los que se ubican conjuntamente en términos de confianza y colaboración. Solo requiere disciplina.

¿Cómo afecta el trabajo desde casa a la salud psicológica ? ¿Qué pueden hacer los empleadores para asegurarse de que las personas se mantengan enfocadas, comprometidas y felices?
Las personas pierden las conversaciones no planificadas del filtro de agua o un café con los compañeros de trabajo con el trabajo remoto. Estas pequeñas reuniones son en realidad partes muy importantes de la jornada laboral que tienen un impacto directo en el rendimiento. ¿Cómo las recreamos virtualmente? Para algunos grupos e individuos, será constante la mensajería instantánea. Para otros, serán conversaciones telefónicas en vivo o videoconferencias. Algunas personas pueden querer usar WhatsApp o Teams. Un gerente puede alentar ese tipo de puntos de contacto para la salud psicológica. La gente no podrá resolver estas cosas orgánicamente. Tienes que entrenarlos. Un consejo más: ejercicio. Es crítico para el bienestar mental.

¿Cuáles son las tres cosas principales que los líderes pueden hacer para crear una buena cultura remota?
Hay más de 10,000 libros en Amazon sobre virtualidad y cómo liderar de forma remota o a distancia. ¿Por qué es eso? Porque esto es muy difícil de hacer, y los gerentes tienen que trabajar activamente en ello. Número uno, asegúrese de que los miembros del equipo constantemente sientan que saben lo que está sucediendo. Debe comunicar lo que sucede a nivel organizacional porque, cuando están en casa, sienten que han sido extraídos de la nave nodriza. Se preguntan qué está pasando en la empresa, con los clientes y con objetivos comunes. La comunicación en torno a ellos es extremadamente importante. Entonces debes enviar más correos electrónicos, compartir más.
Durante este período, las personas también comenzarán a ponerse nerviosas por los objetivos de ingresos y otros resultados. Tendrás que asegurarte de que sientan que van a estar bien. Otra cosa es asegurarse de que ningún miembro sienta que tiene menos acceso a usted que otros. En casa, la imaginación de las personas comienza a enloquecer. Por lo tanto, debe estar disponible para todos por igual. Finalmente, cuando organice sus reuniones grupales, apunte a la inclusión y equilibre el tiempo aire para que todos se sientan vistos y escuchados.

¿Cómo afectarán estos cambios a la productividad?
La productividad no tiene que bajar en absoluto. Se puede mantener, incluso mejorar, porque los desplazamientos y las distracciones de la oficina se han ido. Por supuesto, puede estar en casa con su pareja o hijos , y esos problemas deberán resolverse. Otro problema podría ser su capacidad para resolver problemas rápidamente cuando no puede encontrarse en persona, en tiempo real. Eso podría crear demoras. Pero aparte de eso, no veo que la productividad disminuya. Hay evidencia sólida que muestra que no debería cambiar.

Si las políticas de distanciamiento social continúan por un tiempo, ¿Cómo mides la productividad de tus empleados y eventualmente las revisas en ese trabajo?
Le diré esto a todos los gerentes: hay que confiar en sus empleados. Esta es una era y una época en la que debemos prestar atención a los consejos de Ernest Hemingway: “La mejor manera de saber si puedes confiar en alguien es confiar en ellos”. No puedes ver lo que hace la gente. Pero equípelos de la manera correcta, entrégueles las tareas, verifíquelos como siempre lo ha hecho y espere que produzcan de la manera que usted desea. No puede supervisar el proceso, por lo que su revisión deberá basarse en los resultados. Pero no hay razón para creer que, en este nuevo entorno, las personas no harán el trabajo que se les ha asignado. El trabajo remoto ha existido por mucho tiempo. Y hoy tenemos todas las tecnologías que necesitamos no solo para trabajar sino también para colaborar. Tenemos herramientas de redes sociales para toda la empresa que nos permiten almacenar y capturar datos, tener conversaciones de uno a muchos, compartir las mejores prácticas y aprender.

Hablemos de reuniones virtuales . ¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas, más allá de los consejos generales para aclarar su propósito, hacer circular una agenda, preparar a las personas para que las llamen, y así sucesivamente?
Primero, debes tener algunas reglas básicas explícitas. Hay que plantear al equipo “Cuando estemos en reuniones, lo haremos de una manera agradable, apaguemos los teléfonos, no revisemos los correos electrónicos o hagamos múltiples tareas”. Recomiendo la videoconferencia si tiene la capacidad de hacerlo. Cuando las personas pueden verse, realmente hace la diferencia. Y luego confías en las personas para seguir las reglas básicas.
Número dos, debido a que ya no tiene conversaciones en el filtro de agua, y las personas pueden estar aprendiendo cómo trabajar desde su casa, pase los primeros seis a siete minutos de una reunión poniéndose al día. No vaya directamente a los puntos de la agenda. En lugar de eso, pregunta a todos: “¿Cómo están?” Comience con quien sea la persona más nueva o de menor estatus o la que generalmente habla menos. También debes compartir, para que estés modelando el comportamiento. Después de eso, presenta las cosas clave de las que desea hablar y nuevamente modela lo que desea ver, ya sea conectarse, hacer preguntas o incluso simplemente usar su tecnología preferida, como Zoom o Teams.
Lo último es que tiene que hacer un seguimiento de estas reuniones virtuales con comunicación redundante para asegurarse de que las personas lo hayan escuchado y que estén de acuerdo con el resultado. Digamos que tiene una video conferencia sobre un tema. Lo sigue con un correo electrónico o un mensaje de Teams. Debe tener múltiples puntos de contacto a través de varios medios para continuar el rastro de la conversación.

¿Y cómo facilitas conversaciones altamente complejas o cargadas de emoción cuando las personas no están cara a cara?
Solo deberías permitir una o dos situaciones de este tipo porque hay tiempo suficiente ni la oportunidad de resolver estas situaciones en la reunión. No se puede simplemente caminar a las oficinas de las personas para hacer un seguimiento. Por lo tanto, hay que ser muy atento con lo que se menciona, cuándo y cómo lo hace. Permitir que las personas no estén de acuerdo funciona para agudizar el pensamiento del equipo y es algo muy positivo. A veces, en entornos virtuales, las personas no se sienten psicológicamente seguras, por lo que podrían no hablar cuando deberían. Por lo tanto, es posible que incluso desee generar o modelar un poco de desacuerdo, siempre sobre el trabajo, las tareas o los procesos, por supuesto, nunca nada personal.

Varias guarderías y cierres de escuelas han cerrado ¿Cómo se habla de los niños y la guardería?
Los líderes deben estar preparados para esa conversación y para ayudar a las personas a pensar en esos temas. La confusión de los límites entre el trabajo y el hogar nos ha llegado repentinamente, por lo que los gerentes deben desarrollar las habilidades y políticas para apoyar a sus equipos. Esto podría implicar ser más flexible sobre las horas en que trabajan los empleados. No tiene que almorzar a las 12 p.m. Puedes pasear a tu perro a las 2pm. Las cosas son mucho más fluidas, y los gerentes solo tienen que confiar en que los empleados harán todo lo posible para hacer su trabajo.

Hemos hablado sobre la comunicación interna, pero ¿Qué consejo tiene para las personas en funciones orientadas al cliente?
Actualmente se han desarrollado llamadas de ventas virtuales y compromisos con los clientes. Así que se hace exactamente lo mismo. Aquí, es aún más importante usar medios visuales. Toma lo que sea que estés haciendo cara a cara y sigue haciéndolo. Tal vez no puedas beber vino y cenar. Pero puedes hacer mucho. Ser creativo.

¿Qué haces en una organización donde tienes una mezcla de trabajadores de campo y de oficina? ¿O para aquellos colegas que no están equipados adecuadamente?
Las organizaciones tienen que encontrar una manera de apoyar a esos trabajadores: algún tipo de acción colectiva para ayudarlos, porque de lo contrario estás aislando por completo a las personas que son críticamente importantes para tu operación. Reuniría un grupo de trabajo y encontraría soluciones para mantenerlos conectados y asegurarme de que todavía se sientan valorados. E inclúyalos en la planificación.
Si siente que, a pesar de sus mejores esfuerzos, un empleado está luchando solo, y no logra adaptarse ¿qué puede hacer?
Cuando vea los signos, como menos correos electrónicos o más inhibición en las conversaciones grupales, hable con ellos. Aumenta el contacto y alienta a otros a hacerlo también. Comprende dónde están emocionalmente. Consígueles lo que necesitan para trabajar de buena manera. Las organizaciones también deben asegurarse de contar con servicios de asistencia a los empleados en este momento. Cuando de repente estás eliminando las rutinas habituales de las personas y la conexión con los demás, algunos tendrán dificultades y necesitarán ayuda adicional. Agregaría que cada CEO de cada organización debe ser mucho más visible en este momento, a través de videoconferencias o grabaciones grabadas, para dar confianza a las personas, calmarlas y ser curanderos o dadores de esperanza.

¿Ves esta crisis cambiando la forma en que todos los equipos y organizaciones operan en el futuro?
Creo que va a ampliar sus repertorios. Las organizaciones, los equipos y las personas experimentarán más con el trabajo virtual. Muchos de ellos siempre han querido probarlo como una forma de expandir su alcance o fuerza laboral. No es que las personas adopten permanentemente este nuevo formato de trabajo, pero esta experiencia ampliará la capacidad de todos. Si hay un pequeño aspecto positivo en este lío en el que nos encontramos, es que estamos desarrollando ciertas habilidades que podrían ser útiles en el futuro. Esa es mi mayor esperanza.

Fuente:
https://hbr.org/2020/03/15-questions-about-remote-work-answered
Traducción:
Edutecno.

Planifica tu teletrabajo con estos tips

Edutecno